职位描述：

我們正尋求一位热情外向、严谨细致且具備服務意識的行政运营资深專員，支持香港辦公室的日常運作。此職位向行政與資產管理高级項目管理专家匯報，成功入職者將負責高端接待、行政協調、设施管理、預算优化、採購執行等工作。

這是一個實操型资深專員職位，適合兼具丰富高端礼宾经验與紮實運營能力的人士——既能顺利地协调安排政府及高端商务接待任务，也能高效完成内部行政服务及有关预算及财务等专门事项。理想候選人能在快節奏的跨國企業環境中優秀表現，並成為內部利益相關方、外部合作夥伴及政府及高端訪客的值得信賴的溝通橋梁。

高端接待與行政運營

• 承担高層政府官員、企業高管及 VIP 訪客等接待工作的统筹协调与安排，確保從抵達到離開的全流程專業體驗。

• 协助安排高管會議、商務洽谈及實地考察等活動的端到端服务全流程工作，包括場地布置、座次儀規、会间保障等。

• 参与制定並維護符合企業品牌標準的接待標準作業程序（SOP）。

• 協調香港辦公室各項日常行政運作，包括與大廈管理、IFM服務提供商及安保團隊密切協作，始終保持行政运营及服务的顺畅与高效。確保营造高效、有序且安全的工作環境与体验。

• 监督管理IFM服務提供商，透過定期績效評估監控服務水平協議（SLA）執行情況。

• 維護辦公設備、家具及 IT 周邊設備等資產追蹤系統，定期進行實物盤點並與固定資產登記簿核對。

財務與預算管理

• 協助編製年度行政運營預算及开支計劃。

• 按照企業財務制度与流程處理發票、費用報銷及付款申請，確保審批流程完备与合规。

• 與財務部門密切協作，管理預提記錄、預付款項及跨業務單位分攤分配。

• 對常規性支出進行成本效益分析，持續推動成本優化。

採購與供應商管理

• 執行辦公用品、設備及專業服務的端到端採購流程，確保符合规定和審批流程。

• 收集與評估供應商方案、進行成本效益比較並向采购部门提交建議。

• 协助法務、財務及采购部門協作起草和審查供應商合同，就價格、付款期限、保固及服務水平承諾等條款進行談判。

• 維護合格供應商資料庫，定期進行供應商績效評估並掌握市場動態，確保優質優價。

• 從採購訂單發出到貨物接收全程追蹤，解決差異並確保及時完成三單匹配（採購單、收貨單、發票）。

跨部門協調

• 擔任香港辦公室與中台支援部門（財務、人力資源、IT、採購、法務）的主要聯絡人，統籌橫向協調與縱向執行。

• 編製定期行政報告、KPI 儀表板及專項分析。

• 承担上級指派的专项工作，包括辦公室遷移、裝修、擴建及新場址啟用等。

职位要求：

學歷與專業經驗

• 學士學位及以上；行政管理、设施管理、项目管理、财会等相關專業優先。

• 至少 6 年以上政府部门或企業行政及綜合服務經驗，具備接待高層政府官員、外交代表團及企業高管實際經驗，熟悉禮宾規範及保密要求。

• 熟悉財務流程，包括預算編製、發票處理及採購流程；具備 ERP 系統（如 SAP、Oracle 或同等）經驗者優先。

• 精通 Microsoft Office（Excel、PowerPoint、Word）等办公软件、熟悉 Microsoft Teams、Zoom Meeting 等使用。

• 優秀的組織與多工作處理能力，注重細節且具備主動解決問題的態度。

• 具備良好的溝通能力，能與高層管理層、外部合作夥伴及跨部門團隊有效協作。

• 具備流利的中文（普通話）及英文講寫能力；粤語能力為加分項，有利於本地溝通。